URP

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L'URP recupera e organizza le informazioni, costruisce percorsi che permettano l'esatta comprensione del funzionamento della propria struttura pubblica di riferimento, garantisce l'effettivo accesso alle informazioni individuali, promuove forme di comunicazione sia all'interno che all'esterno dell'ente che motivino e sensibilizzino le persone ed i servizi nella ricerca di sistemi e forme che favoriscano una relazione positiva tra amministrazione e utenti. Tuttavia esiste una ulteriore funzione che un servizio di relazione con il pubblico deve attivare ed è la motivazione a comunicare da parte della utenza di riferimento.
L'URP deve quindi essere in grado di raggiungere i propri interlocutori, deve cioè motivare le persone (ma anche il personale del proprio ente) a comunicare. Per garantire la comunicazione l'URP progetta e pianifica una propria strategia che prevede l' utilizzazione dei mezzi di comunicazione che trova nella realtà circostante. L'URP promuove comunicazione assolvendo così ad una precisa funzione sociale che lo rende punto di congiunzione tra i cittadini e le strutture pubbliche che compongono il quadro delle realtà territoriali.

INFORMAZIONE E URP

Molto spesso l'URP è visto come un luogo di incontro tra informazioni dell'Ente e cittadini, dove informazione e utenti sono spesso considerati una sorta di "patrimonio naturale" del servizio e che quindi non necessitano di un trattamento professionale organizzato. Questo quadro è condizionato da una serie di elementi di sfondo, che condizionano fortemente il percorso e la possibilità stessa di ottenere e utilizzare le informazioni da parte degli utenti.
E' utile quindi delineare la complessità di sistema in cui l'URP si cala e che allo stesso tempo contribuisce a creare.

  1. l'URP è un sistema relazionale che si colloca nel rapporto tra persone e ambiente; dove l' ambiente (es. il Consorzio) è un emettitore di messaggi rilevanti (output) e le persone costituiscono i recettori degli stessi (input). Il problema da porre è la rispondenza dell'output con l'input, i messaggi, infatti sono spesso ricevuti o interpretati in modo difforme da come sono stati emessi.
  2. I messaggi, le informazioni, seguono un percorso perturbato da una grande varietà di altri messaggi, segnali, informazioni che viene definito come rumore. Il rumore è quindi l'insieme dei segnali e messaggi emessi dall'ambiente che accompagna il messaggio primario e che rischia di disturbare la corretta ricezione dello stesso.
  3. La persona tende a selezionare i messaggi che riceve, ricercando quelli più vantaggiosi o rispondenti alle sue necessità: conferisce cioè un proprio significato al messaggio. Il problema della corretta attribuzione del significato è uno dei problemi maggiori per il corretto funzionamento dell'ambiente informativo e caratterizza fortemente la funzione dell'operatore addetto alla comunicazione.
  4. L'URP è un sistema che conferisce significati alle informazioni, ai messaggi, alle comunicazioni. La corretta rispondenza tra esigenze del pubblico, messaggi e informazioni, la loro interpretazione e significato determina l'efficacia e la complessità del servizio.
  5. Compito dell'URP è quello di contrastare il rumore, organizzando e strutturando il proprio ambiente informativo in modo funzionale all'assolvimento di questo compito.
  6. In questo modo il sistema informa, cioè si struttura rendendo le persone che lo contattano in grado di misurare, analizzare le possibilità insite nei dati e nelle informazioni acquisite. Attiva cioè un processo di comunicazione a livello sociale, culturale e professionale.
  7. L'URP deve avere una organizzazione altamente flessibile, che riesce a leggere e strutturare il sistema informativo creando percorsi comprensibili e confrontabili, che pone una rilevante attenzione allo strutturasi della relazione tra il suo stesso ambiente e le sue utenze di riferimento.

INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE


Quanto si e' scritto sul concetto di informazione deve essere inserito in un modello organizzativo basato sulla comunicazione, in quanto solo in essa acquista senso la funzione di un URP. La comunicazione infatti non e' semplice trasferimento di dati. Comunicare è conferire senso all'informazione, è creazione di nuova informazione che produce un processo di socializzazione tra gli attori della comunicazione stessa. In questa funzione diventano particolarmente rilevanti i linguaggi usati e le modalità di comunicazione in particolare se rapportati alla varietà del pubblico che una struttura basata sulla relazione normalmente affronta. E' quindi la comunicazione l'elemento fondante l'attività e il senso stesso dell'URP, là dove l'informazione è lo strumento e la possibilità dell'incontro e della conoscenza.

Tel. 0835.593818

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