Città di Montalbano Jonico

In rapporto alla funzione che esercita nell'ente e il grado di attualità o, diremmo, l'età delle sue carte, l'archivio comunemente viene distinto nelle seguenti tipologie: corrente, di deposito o storico: - corrente è quello formato dalla documentazione che giorno per giorno l'ente riceve o produce nello svolgersi della sua attività;
- di deposito, in cui la documentazione passa dopo un lasso di tempo relativamente breve (per es. alcuni anni) e dove rimangono e possono essere richiamate per la trattazione degli affari;
- storico, in cui passa la documentazione dopo aver portato a termine la sua funzione amministrativa, a scopo di studio.
Si parla anche di archivi vivi o morti, secondo che appartengono a enti che sono ancora in vita e in attività o che non esistono più. L'archivio storico a volte è affidato a persona distinta dall'archivista che cura l'archivio corrente e di deposito; esso cresce mediante periodici versamenti di documentazione dall'archivio di deposito; sia i versamenti e sia la consultazione dell'archivio
vengono a volte regolate da normative o da consuetudini.

I documenti che arrivano, oppure che si formano nella segreteria o nei vari uffici dell'ente, non si devono lasciare alla rinfusa e messi a disposizione di chiunque in originale. Nel caso in cui un documento, debba essere consultato da un ufficiale per la sua competenza, conviene fornire all'interessato una fotocopia.
Ci sono diversi criteri di ordinamento o classificazione dei documenti: cronologico, alfabetico, o per numerazione successiva. In concreto a volte si usa un ordinamento misto, per esempio cronologico e alfabetico. Questo ordinamento si può ottenere con sistemi tecnici diversi, ciascuno dei quali ha i suoi valori e i suoi difetti.
- ordinamento con criterio cronologico: i documenti vengono ordinati cronologicamente, cioè secondo la loro data.
- ordinamento con criterio alfabetico: i documenti vengono ordinati secondo gli appellativi
delle persone e luoghi a cui si riferiscono.
- ordinamento con criterio sistematico: il materiale archivistico viene ordinato secondo l'argomento o contenuto delle carte o seconda la caratteristica più rilevante di esse.
- Ordinamento a base numerica: ai nomi di persona o di luogo, o alle materie, viene assegnato un numero chiave.
Si dovrebbe fare in modo che ci sia un'intesa e un coordinamento fra l'archivio corrente, quello di deposito, e possibilmente anche quello storico.
In un primo momento ogni singolo documento viene raggruppato in base al suo nesso interno immediato e naturale. Si crea così la più piccola unità di un archivio, costituita dai documenti riguardanti un singolo atto amministrativo. Queste singole unità vengono chiamate pratiche, o fascicoli, o incartamenti.

Mentre gli incartamenti si formano naturalmente da sé, il raggruppamento fra diversi incartamenti deve essere guidato. Questo è lo scopo del titolario, che è lo strumento tipico di ordinamento di un archivio moderno. Classificare, infatti, significa assegnare un documento a un titolo.
Il titolario è una sorta di schema o di tabella costituito appunto da titoli che segnalano le grandi divisioni o sottodivisioni in cui sono sistemati gli incartamenti, indicando la coerenza interna dell'insieme e le linee di sviluppo.
Titolario - primo sussidio fondamentale di archivio - è la tabella di classificazione dei documenti di archivio. Tabella, che lungi dall'essere arbitraria o convenzionale, deve rispecchiare esattamente la natura dell'Ente e la sua attività. quindi in virtù del titolo ogni documento riceve una propria denominazione che serve a distinguerlo dagli altri documenti, differenziandolo da loro. Il titolo, cioè serve a ritrovare il documento nell'archivio e a dare ad esso il suo posto giusto.
Il titolario comprende fondamentalmente l'indicazione: dei titoli principali, dell'ufficio (sezione, o settore), della materia (titolo propriamente detto), delle suddivisioni della materia (sottotitoli o classi), delle ultime individuazioni (indicate generalmente per mezzo di numeri o lettere in ordine progressivo).
I titoli principali debbono essere semplici logici, comprensivi, di una sola o di poche parole.
Semplicità, completezza, assenza di miscellanee (cioè "varie") sono le migliori caratteristiche di un titolario. Un titolario, come l'archivio stesso, deve rispecchiare la concreta realtà dell'Ente, nella sua organicità. Più che criteri ideologici astratti è la struttura interna a suggerire il titolario, che va fatto da chi conosce molto bene la realtà. Il titolario verrà impostato nelle linee essenziali; sarà poi l'attività del Comune e dei suoi uffici a definire la specificità di ogni archivio e di ogni sezione.
Non basta ordinare il materiale nei differenti reparti dell'archivio. Perché possa essere convenientemente utilizzato, bisogna che sia diligentemente catalogato. Per la catalogazione occorre il registro del protocollo.
Dopo l'iscrizione sul registro inventario, nel quale, per ordine di data, viene annotato il materiale man mano che entra in archivio, col numero d'ordine o di protocollo assegnato a ciascun documento e con l'indicazione della classifica e la collocazione del medesimo.
Dopo l'iscrizione sul registro inventario, ogni documento viene catalogato nello schedario o negli schedari corrispondenti. Questi rappresentano l'elemento ausiliare più importante dell'archivio, perchè semplificano la consultazione, ponendo sott'occhio tutto il materiale con le indicazioni indispensabili. Gli schedari devono essere accuratamente studiati, redatti con diligenza, custoditi scrupolosamente e aggiornati con assiduità.
Questa ricerca oggi può avvenire in modo più semplice e veloce una volta che i dati del protocollo e l'archivio siano stati informatizzati.